Tips para administrar tu negocio de una manera correcta

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Los emprendedores deben comprender cómo opera un negocio, para administrar una empresa correctamente. Es decir, existen actividades que todo negocio debe desempeñar, con el objetivo de alcanzar su meta, siendo en la mayoría de los casos ganar dinero.

Dentro de la teoría de administración de empresas, existe infinidad de formas de categorizar y analizar tanto los procesos como las actividades de negocio:

– Ciclo de Administración: Hoy en día, todo negocio opera en forma de un ciclo o un círculo, donde se compran productos, se venden, y se gana dinero. El comprar, vender y ganar dinero se repite constantemente, y la empresa empieza a crecer alrededor de este ciclo, volviéndose un negocio rentable.

Pero debemos saber que no es tan simple como comprar y vender, como lo pensaría el emprendedor. Intervienen una serie de actividades que complementan estas funciones básicas. A este ciclo más complejo que llamamos ciclo de administración, 2 actores participan en este ciclo:

– Siendo en primer lugar el administrador, quien toma las decisiones más importantes para darle rumbo al negocio.

– Luego actúa la organización, formada por todas las personas que realizan alguna tarea dentro del empresa, desde los vendedores hasta las personas de producción.

– Organización: En este caso, debe de existir una planeación de a dónde se quiere llegar y cómo hacer para alcanzar las metas propuestas, que representa todo el aspecto de planes y toma de decisiones. Así mismo, vemos que requiere tener un personal contratado y capacitado para el desarrollo de las tareas cotidianas.

– Control: Si simplificamos la tarea de administrar un negocio, podríamos decir que es controlar las operaciones. Por ello, antes de empezar a vender, comprar, atender a clientes, etc., deben de existir los mecanismos de control necesarios para cuidar que cada operación se ve como se espera.

Teniendo sistemas de control, ya sea que instale un software para controlar las operaciones, desarrolle planes como presupuestos, programas, políticas, etc., o crea formatos para el control diario; se puede pasar al aspecto de compras.

En este caso, el problema más común es que no se aplica para una pequeña empresa, ni en una microempresa. Un concepto más simple para poder administrar un negocio exitoso, es basándose en el ciclo de Administración.

– Compras: Representan la actividad donde se adquieren las mercancías, materia prima, o productos complementarios, necesarios para ofrecer el producto o servicio a vender. Implican tareas como cotización, negociación, búsqueda de proveedores, estimación de costos, etc. Después de realizada la compra, algunas empresas pasarán al proceso de producción.

– Producción: El administrador debe de controlar que la materia prima sea recibida, procesada y empacada como producto terminado. Así mismo, un aspecto importante es el control de calidad para obtener un producto listo para la venta.

– Inventarios: Cuando el producto está terminado, pasa a formar parte del Inventario. Esta es la mercancía lista para la venta. Se da una entrada de inventario, almacenamiento, y salida de inventario para la venta. En esta etapa, puede salir para su Distribución a otros puntos de venta, o directo para la Venta, en una tienda física o virtual.

– Ventas: El Administrador debe de controlar no sólo las operaciones diarias, sino todas las actividades “atrás del mostrador”. Entre las más importantes, se encuentran el manejo de los vendedores, capacitación y motivación, control de problemas como devoluciones, garantías, robos, etc., manejo contable, entre otros.

– Servicio al Cliente: Es más económico mantener un cliente, que buscar nuevos prospectos para hacer ventas. Dentro de la administración de clientes, debe de considerarse aspectos como políticas de ventas, listas y control de clientes, atención a problemas, reorden de mercancías, etc.

– Dinero: Es importante que se considere al Dinero como un proceso en sí, se interrelaciona con todas las demás actividades, pero al final, debe de existir una entrada de dinero, salida de dinero para pagar la operación, y determinar cuánto es el remantente (pérdidas o utilidades). Esta es la prioridad del buen administrador, definir si la empresa está siendo rentable o no, y en cada caso, tomar acciones para sea mejorar más las ventas, o encontrar cuál es el problema.

Puede ver cómo la parte de dinero se conecta con el control. Además del control de las operaciones, el control del dinero es vital durante el ciclo de administración. Por ello, antes de que se de la salida de dinero para hacer más compras, debe de pasar nuevamente por el control para evaluar los resultados y planear el nuevo ciclo.