Consejos practicos para organizar mejor tu negocio independiente

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Todo es manejable al principio. Empezamos teniendo algunos contactos, pocas facturas, vencimientos. Todo está en la cabeza y avanzamos y hacemos todo a la medida en que surge. Pero de pronto, ¡genial!, un gran pedido importante de una empresa o tres nuevos clientes juntos.

Estas siendo exitosos, claro, y es justamente en ese momento, en el que deberíamos estar muy felices, festejando, que la celebración se empaña con el estrés generado por falta de organización. Y comenzamos a actuar reactivamente.

Se debe implementar procedimientos y los sistemas administrativos básicos desde el primer día. De esta manera, nos prepararemos para que el negocio se desarrolle y crezca sin complicaciones. Para tener un negocio exitoso, organizarnos desde el comienzo ahorrará muchos dolores de cabeza en el futuro.

La oficina: A equipar la oficina, debemos invertir algo de dinero, organizar el espacio para que resulte cómodo y funcional. Podemos considerar algunos de estos elementos:

 

Bandejas apilables: un recurso indispensable y que al menos debemos tener dos -una de entrada y otra de salida- para ayudarnos a organizarnos. Así, tendremos un lugar donde poner todos los papeles (y papelitos) que debemos procesar en algún momento.

Archivo: hay que prever el espacio y el mueble o los estantes necesarios para archivar nuestros documentos. Dedicar algo de tu tiempo te ahorrara muchísimo tiempo después.

Teléfono: si trabajamos desde nuestras casas, sería recomendable solicitar otra línea para nuestro negocio. Las actuales soluciones disponibles nos permitirán tener una segunda línea a un costo muy accesible.

La computadora: hay que aprender cómo utilizarla, dentro de ella hay toda una oficina. Esta herramienta tan útil nos será una gran inversión.

Archivo: una buena idea es generar dentro de la computadora un archivo que también contenga las categorías generales que creamos para el archivo físico.

E-mail: organizar bien los e-mails facilitará las cosas. Aquí también podremos crear carpetas y subcarpetas. Más aún, los filtros son una poderosa y excelente forma de ahorrar tiempo.

Backup o copias de resguardo: Pese a ser una gran herramienta, la computadora nos podría fallar en algún momento. Hacer un backup debe volverse una rutina frecuente, por más pereza que nos dé, ¡es importante!

La agenda: Sea que manejemos la agenda de manera manual o mediante la computadora, la gerencia del tiempo es una actividad crítica para cualquier persona en busca del éxito.

Idealmente, debemos agendar absolutamente todo. No solamente las reuniones sino también las actividades que realizamos por nuestra cuenta, incluyendo tiempo para leer y responder e-mails, facturar, trabajar en determinados proyectos, ordenar, archivar, entre otros.

Organización general
Tener un listado de las tareas a realizar siempre es muy bueno. Es más, sugerimos tener más de una lista de tareas. Un pequeño sistema de listados es lo ideal: el listado de las tareas diarias, otro de las tareas mensuales y también un listado de ideas. Anotar todo es fundamental.

Otros aspectos

1. Facturación: Definir qué día del mes facturaremos y marcarlo en la agenda de manera recurrente.

2. Pagos: Establecer una rutina y agendar los vencimientos.

3. Documentación general: Diseñar los modelos de contratos, cartas de ventas, planillas, entre otros.

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